Plannerhandleiding

Dashboard

Het dashboard is het dagelijkse overzicht. De KPI-kaarten verwijzen rechtstreeks naar ongeplande opdrachten, opdrachten van vandaag en werk in uitvoering. Aandachtspunten markeert onder meer verlopen planning, ontbrekende toewijzingen, ontbrekende vaardigheden, open herplanning en uitzonderingen in beschikbaarheid. Vandaag groepeert opdrachten per technieker, inclusief een groep voor niet-toegewezen werk.

Klanten en adressen

Maak eerst een klant en vervolgens het serviceadres aan. Volledige adresgegevens zijn belangrijk voor geocodering, reistijden en routeoptimalisatie. Bij een zakelijke klant kun je meerdere contactpersonen toevoegen en één persoon als primair contact markeren.

Gebruik de klantdetailpagina om:

• contact- en adresgegevens te beheren;
• alle opdrachten van de klant terug te vinden;
• recente bezoeken en gebruikte materialen te bekijken;
• openstaande aandachtspunten op te volgen.

Een opdracht maken

Open Opdrachten → Nieuwe opdracht. Kies minimaal een titel en vul waar mogelijk klant, serviceadres, taaktype en duur in. Een taaktype kan automatisch standaardduur, foto-/handtekeningvereisten en vereiste vaardigheden invullen.

De opdrachtenlijst ondersteunt zoeken op titel, klant en opdrachtnummer. Je kunt filteren op status, prioriteit, datum, technieker, taaktype, ontbrekend adres en ontbrekende vaardigheden. Open een opdracht voor details, bezoekhistorie, materialen, foto’s, handtekening en notities. Een Planner kan annuleren; alleen een Admin kan definitief verwijderen.

Handmatig plannen

Op desktop toont Planning techniekers als banen in een tijdlijn. Sleep een ongeplande opdracht naar een technieker en tijdstip. Op kleinere schermen gebruik je de agenda en tik je om toe te wijzen.

Controleer waarschuwingen voor:

• overlap met een andere opdracht;
• planning buiten werkuren of tijdens een pauze;
• ontbrekend of onvolledig adres;
• ontbrekende vereiste vaardigheid;
• onvoldoende tijd voor de rit;
• onvoldoende ruimte voor de terugrit naar thuis- of werkplaatslocatie.

Een opdracht kan meerdere techniekers vereisen. De hoofdtechnieker blijft de verantwoordelijke; de volledige bezetting wordt via de toewijzingen bijgehouden.

Optimaliseer volgorde kiest een kortere route en past tijden aan. Herbereken tijden bewaart de huidige volgorde en maakt ruimte voor de werkelijke ritten.

AI-planning

AI-voorstel bouwt een voorstel voor ongeplande opdrachten over meerdere dagen. Het houdt rekening met bestaande planning, vaardigheden, beschikbaarheid, prioriteit, reistijd, werkdag en terugrit. De gegevens voor het model zijn geanonimiseerd. Het voorstel wijzigt niets totdat je de gewenste regels selecteert en op Toepassen klikt.

Niet-geplaatste opdrachten blijven zichtbaar met een reden. Vrije AI-planningsregels zijn zachte voorkeuren; harde beperkingen zoals beschikbaarheid blijven leidend.

Toestellen

Koppel bij het maken of bewerken van een opdracht de installatie waarop het werk wordt uitgevoerd. Een installatie is het werkelijke toestel bij de klant, met een eigen serienummer, installatiedatum, garantie, adres en notities. De opdrachten die aan de installatie zijn gekoppeld, vormen samen de servicehistoriek van dat toestel.

Voeg een installatie toe vanaf de klantpagina of vanuit een opdracht. Je kunt een toestelmodel uit de catalogus koppelen en daarna de gegevens van de installatie aanvullen. De catalogus bevat de gedeelde gegevens van het model, waaronder merk, modelnaam, type, standaardgarantie en handleiding. Planners kunnen installaties toevoegen en bewerken, maar kunnen de Admin-pagina Beheer → Toestellen voor het beheer van de catalogus niet openen.

Vul bij een verwijderd of vervangen toestel een einddatum in. Het toestel wordt dan niet meer aangeboden voor nieuwe opdrachten, maar blijft zichtbaar in de historiek. Maak bij een vervanging ook de koppeling naar de installatie die het oude toestel vervangt, zodat beide toestellen in de historiek met elkaar verbonden blijven.

Klantgoedkeuring

Open een opdracht en kies Vraag goedkeuring. Je kunt tijdsloten handmatig aanbieden of AI-suggesties laten maken. De klant ontvangt een beveiligde link en kan een aangeboden slot goedkeuren of afwijzen.

Bij een AI-slot met technieker kan de opdracht na goedkeuring automatisch worden ingepland. Een openstaande aanvraag kan vervallen; de ingestelde goedkeuringsmarge bepaalt hoe lang een voorlopig slot beschermd blijft tegen herplanning.

Herplanning en vervolgwerk

Herplanning bevat opdrachten met status Onvolledig of Herplanning vereist. Je kunt ze opnieuw inplannen, terugzetten naar ongepland of annuleren. De gekoppelde aanvraag wordt daarbij afgehandeld.

Onder Vervolgwerk staan bezoeken die wel voltooid zijn, maar waarvoor nieuw werk nodig is. Maak vanuit de aanvraag een nieuwe, vooraf ingevulde opdracht. Zo blijft het oorspronkelijke bezoek correct voltooid en krijgt het extra werk een eigen planning en werkbon.

Werkbon

De werkbon is een afdrukvriendelijke pagina met bedrijfsbriefhoofd, klant, adres, opdracht, planning, techniekers, uitvoering en materialen. Gebruik de printfunctie van de browser om een pdf te maken. Interne notities en bedieningsknoppen worden niet meegeprint.