Planerhandbuch

Dashboard

Das Dashboard ist die tägliche Übersicht. Die KPI-Karten verweisen direkt auf ungeplante Aufträge, Aufträge von Heute und laufende Arbeiten. Aandachtspunten markiert unter anderem abgelaufene Planungen, fehlende Zuweisungen, fehlende Fähigkeiten, offene Umplanungen und Ausnahmen in der Verfügbarkeit. Heute gruppiert Aufträge pro Techniker, einschließlich einer Gruppe für nicht zugewiesene Arbeit.

Kunden und Adressen

Legen Sie zunächst einen Kunden und anschließend die Serviceadresse an. Vollständige Adressdaten sind wichtig für Geokodierung, Fahrzeiten und Routenoptimierung. Bei einem Geschäftskunden können Sie mehrere Ansprechpartner hinzufügen und eine Person als primären Ansprechpartner markieren.

Verwenden Sie die Kundendetailseite, um:

• Kontakt- und Adressdaten zu verwalten;
• alle Aufträge des Kunden wiederzufinden;
• aktuelle Besuche und verwendete Materialien einzusehen;
• offene Punkte zu verfolgen.

Einen Auftrag erstellen

Öffnen Sie Aufträge → Neuer Auftrag. Wählen Sie mindestens einen Titel und füllen Sie nach Möglichkeit Kunde, Serviceadresse, Aufgabentyp und Dauer aus. Ein Aufgabentyp kann automatisch Standarddauer, Foto-/Unterschriftsanforderungen und erforderliche Fähigkeiten ausfüllen.

Die Auftragsliste unterstützt die Suche nach Titel, Kunde und Auftragsnummer. Sie können nach Status, Priorität, Datum, Techniker, Aufgabentyp, fehlender Adresse und fehlenden Fähigkeiten filtern. Öffnen Sie einen Auftrag für Details, Besuchshistorie, Materialien, Fotos, Unterschrift und Notizen. Ein Planner kann stornieren; nur ein Admin kann endgültig löschen.

Manuell planen

Auf dem Desktop zeigt Planung Techniker als Spuren in einer Zeitleiste. Ziehen Sie einen ungeplanten Auftrag auf einen Techniker und einen Zeitpunkt. Auf kleineren Bildschirmen verwenden Sie den Kalender und tippen zum Zuweisen.

Prüfen Sie Warnungen für:

• Überlappung mit einem anderen Auftrag;
• Planung außerhalb der Arbeitszeiten oder während einer Pause;
• fehlende oder unvollständige Adresse;
• fehlende erforderliche Fähigkeit;
• unzureichende Zeit für die Fahrt;
• unzureichenden Platz für die Rückfahrt zum Privat- oder Werkstattstandort.

Ein Auftrag kann mehrere Techniker erfordern. Der Haupttechniker bleibt der Verantwortliche; die vollständige Besetzung wird über die Zuweisungen geführt.

Reihenfolge optimieren wählt eine kürzere Route und passt Zeiten an. Zeiten neu berechnen behält die aktuelle Reihenfolge und schafft Platz für die tatsächlichen Fahrten.

KI-Planung

KI-Vorschlag erstellt einen Vorschlag für ungeplante Aufträge über mehrere Tage. Er berücksichtigt bestehende Planung, Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Priorität, Fahrzeit, Arbeitstag und Rückfahrt. Die Daten für das Modell sind anonymisiert. Der Vorschlag ändert nichts, bis Sie die gewünschten Regeln auswählen und auf Anwenden klicken.

Nicht platzierte Aufträge bleiben mit einem Grund sichtbar. Freie KI-Planungsregeln sind weiche Präferenzen; harte Einschränkungen wie die Verfügbarkeit bleiben maßgeblich.

Geräte

Verknüpfen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Auftrags die Installation, die von der Arbeit betroffen ist. Eine Installation ist das tatsächliche Gerät beim Kunden mit eigener Seriennummer, Installationsdatum, Garantie, Adresse und Notizen. Die mit der Installation verknüpften Aufträge bilden zusammen die Servicehistorie dieses Geräts.

Fügen Sie eine Installation auf der Kundenseite oder aus einem Auftrag hinzu. Sie können ein Gerätemodell aus dem Katalog verknüpfen und dann die eigenen Details der Installation ergänzen. Der Katalog enthält die gemeinsamen Modelldetails, einschließlich Marke, Modellname, Typ, Standardgarantie und Handbuch. Planer können Installationen hinzufügen und bearbeiten, aber nicht die nur für Admins zugängliche Seite Verwaltung → Geräte zur Verwaltung des Katalogs öffnen.

Geben Sie ein Enddatum ein, wenn ein Gerät entfernt oder ersetzt wird. Das Gerät wird dann nicht mehr für neue Aufträge angeboten, bleibt aber in der Historie sichtbar. Verknüpfen Sie bei einem Austausch auch die alte Installation mit der Installation, die sie ersetzt, damit beide Geräte in der Historie verbunden bleiben.

Kundengenehmigung

Öffnen Sie einen Auftrag und wählen Sie Genehmigung anfragen. Sie können Zeitslots manuell anbieten oder KI-Vorschläge erstellen lassen. Der Kunde erhält einen gesicherten Link und kann einen angebotenen Slot genehmigen oder ablehnen.

Bei einem KI-Slot mit Techniker kann der Auftrag nach der Genehmigung automatisch eingeplant werden. Eine offene Anfrage kann verfallen; die eingestellte Genehmigungsmarge bestimmt, wie lange ein vorläufiger Slot gegen Umplanung geschützt bleibt.

Umplanung und Folgearbeit

Umplanung enthält Aufträge mit dem Status Onvolledig oder Neuplanung vereist. Sie können sie neu einplanen, auf ungeplant zurücksetzen oder stornieren. Die zugehörige Anfrage wird dabei bearbeitet.

Unter Folgearbeit stehen Besuche, die zwar Voltooid sind, für die jedoch neue Arbeit erforderlich ist. Erstellen Sie aus der Anfrage einen neuen, vorausgefüllten Auftrag. So bleibt der ursprüngliche Besuch korrekt Voltooid und die zusätzliche Arbeit erhält eine eigene Planung und einen eigenen Arbeitsauftrag.

Arbeitsauftrag

Der Arbeitsauftrag ist eine druckfreundliche Seite mit Firmenbriefkopf, Kunde, Adresse, Auftrag, Planung, Technikern, Ausführung und Materialien. Verwenden Sie die Druckfunktion des Browsers, um eine PDF zu erstellen. Interne Notizen und Bedienelemente werden nicht mitgedruckt.