Beheerhandleiding

Alle onderdelen in Beheer zijn uitsluitend voor de rol Admin.

Bedrijfsgegevens

Beheer bedrijfsnaam, btw-nummer, e-mail, telefoon, vrij bedrijfsadres en logo. Deze gegevens worden onder meer op werkbonnen gebruikt. Het gestructureerde Werkplaatsadres is apart: routeberekeningen gebruiken dit als start- of eindpunt wanneer een technieker voor Werkplaats kiest.

De nummerprefixen bepalen de leesbare nummers voor nieuwe klanten en opdrachten. Wijzig een prefix alleen bewust; bestaande nummers worden niet hernummerd.

Planningsinstellingen

Stel algemene begin- en eindtijd, standaardduur, tijdsmarge, reisbuffer, planningshorizon en verplichte vaardigheidsmatch in. De lokale, regionale en snelwegsnelheden beïnvloeden AI-schattingen. Live routeherberekening kan daarvan afwijken omdat die werkelijke routegegevens gebruikt.

AI-planningsregels bevatten alleen algemene voorkeuren, bijvoorbeeld “groepeer werk per regio”. Voeg geen persoonsgegevens toe.

E-mail

Vul SMTP-host, poort, gebruikersnaam, wachtwoord, afzenderadres en afzendernaam in. Gebruik doorgaans:

• poort 465 met SSL/TLS ingeschakeld;
• poort 587 met de secure-schakelaar uit, zodat STARTTLS wordt gebruikt.

Sla eerst op en verstuur daarna een testmail naar een adres dat je controleert. Het wachtwoord is write-only en wordt niet teruggetoond. E-mails voor goedkeuring, herinnering en “onderweg” gebruiken deze tenantinstellingen en bedrijfsbranding.

Gebruikers en rollen

Maak voor iedere medewerker een eigen account. Een wachtwoord moet minimaal acht tekens bevatten. Beschikbare app-rollen zijn Admin, Planner, Office en Technician. Een tenant-Admin kan niemand promoveren tot de ingebouwde Directus Administrator en kan geen gebruikers van een andere organisatie beheren.

Voor een technieker kun je de login ook vanaf de techniekerpagina koppelen, blokkeren, resetten of verwijderen. Verwijder je een login, dan blijft het operationele techniekerrecord behouden maar wordt de koppeling leeg.

Catalogi

• Taaktypes: standaardduur, marge, verplichte foto’s, verplichte handtekening en standaardvaardigheden.
• Materialen: SKU, eenheid, categorie, leverancier, inkoop-/verkoopprijs, voorraad en minimumvoorraad. Materiaal dat al gebruikt is, wordt bij verwijderen gedeactiveerd om historie te bewaren.
• Vaardigheden: centrale lijst voor techniekers, opdrachten en taaktypes. Inactieve vaardigheden blijven in historische gegevens staan.

Toestellen

Beheer in Beheer → Toestellen de toestelmodellen met merk, modelnaam, type en standaardgarantie in maanden. Koppel optioneel een Materialen-SKU, zodat de toestelcatalogus en productlijst één lijst blijven. Upload per model één gedeelde handleiding, die elke rol kan openen.

Deze beheerpagina is uitsluitend voor Admins. Een installatie is het werkelijke toestel bij een klant en staat los van het model in de catalogus: ze heeft een eigen serienummer, installatiedatum, garantie, adres en notities.

Beschikbaarheid

Stel per technieker werkdagen en standaarduren in. Met terugkerende beschikbaarheidsregels kun je per weekdag werkblokken en pauzes vastleggen, inclusief gesplitste shifts. Een datumuitzondering kan iemand onbeschikbaar maken of afwijkende uren geven. De planner gebruikt deze gegevens voor conflicten en AI-voorstellen.

Import, export en geocodering

CSV-import/export is beschikbaar voor klanten, materialen, vaardigheden, taaktypes, de toestelcatalogus en installaties. Download eerst het sjabloon, bekijk de preview en controleer na import de samenvatting. Klanten worden bijgewerkt op klantnummer, materialen op SKU, toestelmodellen op de combinatie van merk en modelnaam, en installaties op serienummer. Een installatieregel waarvan de klant niet kan worden gevonden, wordt als fout gemeld en niet geïmporteerd. De importgeschiedenis toont aantallen aangemaakt, bijgewerkt en mislukt.

Gebruik Adressen lokaliseren na een grote import om ontbrekende coördinaten aan te vullen. De actie kan stoppen bij een dagelijks kaartquotum en later worden hervat. Volledige data-export is bedoeld voor overdracht en gegevensportabiliteit.

Facturatie

Het facturatieportaal toont plan, prijs per actieve technieker, abonnementsstatus, proefperiode, betaalgegevens en AI-verbruik. Afhankelijk van de status kan een Admin de betaalmethode vernieuwen, een betaling hervatten, een geannuleerd abonnement reactiveren of onmiddellijk annuleren.

Een annulering blokkeert de toegang direct; dit is momenteel geen “annuleer aan het einde van de periode”-functie. Geannuleerde of geschorste gegevens komen in een bewaartermijn terecht. Maak indien nodig tijdig een volledige export.

API-sleutels en webhooks

Gebruik API-sleutels voor inkomende synchronisatie naar de publieke REST API. Gebruik Koppelingen voor uitgaande gebeurtenissen naar jouw systeem. Dit zijn verschillende geheimen. Zie API-documentatie en Webhookdocumentatie.