Waarom uw technieker om 18u nog niet thuis is

De rit naar huis is ook werk

Bij vijf opdrachten denkt bijna iedereen aan vier ritten: van de eerste klant naar de tweede, en zo verder. Het zijn er zes. De rit van thuis of van de werkplaats naar de eerste klant hoort erbij, en de rit terug naar huis na de laatste ook. Die laatste is degene die systematisch vergeten wordt, en het is meestal de langste, want de laatste opdracht van de dag ligt zelden naast de deur.

Een werkdag eindigt niet wanneer de laatste opdracht klaar is. Hij eindigt wanneer uw technieker thuis is. Dat verschil is precies waar planningen uitlopen.

Hetzelfde werk, drie verschillende dagen

Vijf opdrachten van vijfenzeventig minuten is 375 minuten werk. Wat de dag bepaalt, is niet dat cijfer maar hoe ver de adressen uit elkaar liggen. Onderstaande drie scenario's zijn identiek in werk en verschillen alleen in geografie. De reistijden hieronder zijn de voorzichtige planningsschatting. Hoe die tot stand komt, en waar echte routegegevens binnenkomen, leest u in de volgende sectie:

Twee uur en vierentwintig minuten verschil, met exact dezelfde vijf opdrachten en dezelfde technieker. Niemand heeft trager gewerkt. De planning heeft alleen adressen bij elkaar gezet die niet bij elkaar horen.

Twee stappen: eerst voorzichtig schatten, dan echt narekenen

Manisma rekent reistijd op twee momenten, en met opzet op twee verschillende manieren.

Tijdens het plannen gebruiken we een onmiddellijke schatting zonder internetoproep: de afstand in vogelvlucht × 1,4 (wegen lopen niet recht), met een snelheid die meeschaalt met de afstand: 50 km/u tot 15 km, 70 km/u tot 50 km en 100 km/u daarboven, plus 5 minuten per stop voor parkeren en tot aan de deur. Die snelheden kunt u per bedrijf aanpassen als uw regio anders rijdt.

Waarom een schatting en niet meteen echte routes? Omdat een voorstel voor een hele planningsperiode honderden afstanden tegelijk moet afwegen. Met deze rekenwijze is een set van negenenvijftig opdrachten in een fractie van een seconde doorgerekend; met een netwerkoproep per mogelijke combinatie zou u minuten zitten wachten, of een time-out krijgen.

Wanneer de tijden definitief worden, bij "Herbereken tijden", bij het verslepen of optimaliseren van een route en voor de aankomsttijden die u en uw technieker te zien krijgen, rekenen we met echte routegegevens van HERE: werkelijke wegen en rijtijden, niet meer de schatting. Die resultaten worden gecached, zodat hetzelfde traject niet telkens opnieuw opgevraagd wordt.

Belangrijk detail: de schatting is bewust aan de ruime kant. Ze reserveert liever iets te veel tijd dan te weinig, zodat een dag die volgens de planning past, dat na de echte doorrekening vrijwel altijd óók doet. In de praktijk is de werkelijke rit dus meestal iets korter dan de tabel hierboven. De fout valt de goede kant uit.

Waarom een spreadsheet dit niet kan zien

In Excel staan opdrachten onder elkaar met een begin- en een einduur. De ruimte tússen die uren is onzichtbaar. Zet twee opdrachten van negen tot half elf en van half elf tot twaalf, en het klopt, tot iemand vraagt hoe de technieker in nul minuten dertig kilometer heeft afgelegd.

• Reistijd staat nergens, dus verdwijnt ze uit de berekening.
• De rit van en naar huis staat er al zeker niet in.
• Een spoedopdracht die ertussen komt, schuift alles op, maar het bestand laat niet zien wat daardoor niet meer past.
• Wie welke certificering heeft, zit in het hoofd van één persoon in plaats van in de planning.

Wat er verandert als de planning het wél ziet

Manisma reserveert de reistijd tussen elke stop, inclusief de rit van het startpunt en de rit naar huis, en toetst de dag aan het einduur van uw technieker. Past een dag niet, dan ziet u dat vóór u inplant, met het werkelijke uur waarop hij thuis zou zijn, in plaats van het 's avonds telefonisch te vernemen. Opdrachten worden per regio gegroepeerd, zodat één technieker geen drie steden op een dag doet. En ligt een opdracht echt te ver van de rest, dan blijft ze liever oningepland dan dat ze de dag van iemand anders opblaast.

Bij een testset van negenenvijftig opdrachten bracht die aanpak alle negenenvijftig ingepland, met een gemiddelde van veertig minuten reistijd per rit. Een vlakke snelheidsaanname er tweeëntwintig van de negenenvijftig plande en de rest als onhaalbaar bestempelde.

Wilt u zien wat dit met uw eigen adressen doet: dertig dagen gratis, geen kaart nodig. Zet uw techniekers en een echte week werk in, en vergelijk het met wat u nu zou plannen.