Manuel du planner

Tableau de bord

Le tableau de bord est la vue d’ensemble quotidienne. Les cartes KPI renvoient directement aux ordres non planifiés, aux ordres du jour et aux travaux en cours. Points d’attention signale notamment les plannings dépassés, les affectations manquantes, les compétences manquantes, les reprogrammations ouvertes et les exceptions de disponibilité. Aujourd’hui regroupe les ordres par technicien, y compris un groupe pour les travaux non assignés.

Clients et adresses

Créez d’abord un client, puis l’adresse de service. Des données d’adresse complètes sont importantes pour le géocodage, les temps de trajet et l’optimisation des itinéraires. Pour un client professionnel, vous pouvez ajouter plusieurs contacts et marquer une personne comme contact principal.

Utilisez la page de détail du client pour :

• gérer les coordonnées et les adresses ;
• retrouver tous les ordres du client ;
• consulter les visites récentes et les matériaux utilisés ;
• suivre les points d’attention ouverts.

Créer un ordre

Ouvrez Ordres → Nouvel ordre. Choisissez au minimum un titre et, lorsque c’est possible, renseignez le client, l’adresse de service, le type de tâche et la durée. Un type de tâche peut renseigner automatiquement la durée par défaut, les exigences en matière de photos/signatures et les compétences requises.

La liste des ordres permet de rechercher par titre, client et numéro d’ordre. Vous pouvez filtrer par statut, priorité, date, technicien, type de tâche, adresse manquante et compétences manquantes. Ouvrez un ordre pour les détails, l’historique des visites, les matériaux, les photos, la signature et les notes. Un Planner peut annuler ; seul un Admin peut supprimer définitivement.

Planifier manuellement

Sur ordinateur, Planning affiche les techniciens comme des bandes dans une chronologie. Faites glisser un ordre non planifié sur un technicien et un horaire. Sur des écrans plus petits, utilisez l’agenda et appuyez pour assigner.

Vérifiez les alertes pour :

• chevauchement avec un autre ordre ;
• planification en dehors des horaires de travail ou pendant une pause ;
• adresse manquante ou incomplète ;
• compétence requise manquante ;
• temps insuffisant pour le trajet ;
• espace insuffisant pour le trajet de retour vers le domicile ou l’atelier.

Un ordre peut nécessiter plusieurs techniciens. Le technicien principal reste le responsable ; l’effectif complet est suivi via les affectations.

Optimiser l’ordre choisit un itinéraire plus court et ajuste les horaires. Recalculer les temps conserve l’ordre actuel et libère de l’espace pour les trajets réels.

Planification IA

Proposition IA élabore une proposition pour les ordres non planifiés sur plusieurs jours. Elle tient compte du planning existant, des compétences, de la disponibilité, de la priorité, du temps de trajet, de la journée de travail et du trajet de retour. Les données envoyées au modèle sont anonymisées. La proposition ne modifie rien tant que vous n’avez pas sélectionné les règles souhaitées et cliqué sur Appliquer.

Les ordres non placés restent visibles avec une raison. Les règles de planification IA en texte libre sont des préférences souples ; les contraintes strictes comme la disponibilité restent prioritaires.

Appareils

Lors de la création ou de la modification d’un ordre, associez l’installation concernée par le travail. Une installation est l’appareil réel chez le client, avec son propre numéro de série, sa date d’installation, sa garantie, son adresse et ses notes. Les ordres associés à l’installation forment ensemble l’historique de service de cet appareil.

Ajoutez une installation depuis la page du client ou depuis un ordre. Vous pouvez associer un modèle d’appareil depuis le catalogue, puis compléter les détails propres à l’installation. Le catalogue contient les détails partagés du modèle, notamment la marque, le nom du modèle, le type, la garantie par défaut et le manuel. Les planners peuvent ajouter et modifier des installations, mais ne peuvent pas ouvrir la page réservée aux Admins Administration → Appareils, utilisée pour gérer le catalogue.

Saisissez une date de fin lorsqu’un appareil est retiré ou remplacé. L’appareil n’est alors plus proposé pour de nouveaux ordres, mais reste visible dans l’historique. Pour un remplacement, associez également l’ancienne installation à celle qui la remplace, afin que les deux appareils restent liés dans l’historique.

Approbation client

Ouvrez un ordre et choisissez Demander une approbation. Vous pouvez proposer manuellement des créneaux horaires ou laisser l’IA en générer. Le client reçoit un lien sécurisé et peut approuver ou refuser un créneau proposé.

Pour un créneau IA avec technicien, l’ordre peut être planifié automatiquement après approbation. Une demande en attente peut expirer ; la marge d’approbation définie détermine combien de temps un créneau provisoire reste protégé contre une reprogrammation.

Reprogrammation et travail de suivi

Reprogrammation contient les ordres dont le statut est Incomplet ou Reprogrammation requise. Vous pouvez les replanifier, les remettre en non planifié ou les annuler. La demande associée est alors traitée.

Sous Travail de suivi se trouvent les visites qui sont terminées mais pour lesquelles un nouveau travail est nécessaire. Créez un nouvel ordre pré-renseigné à partir de la demande. Ainsi, la visite initiale reste correctement terminée et le travail supplémentaire bénéficie de son propre planning et bon de travail.

Bon de travail

Le bon de travail est une page imprimable avec en-tête de la société, client, adresse, ordre, planning, techniciens, exécution et matériaux. Utilisez la fonction d’impression du navigateur pour produire un PDF. Les notes internes et les boutons de commande ne sont pas imprimés.