Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: juli 2026
1. Wie we zijn
Manisma is software voor de planning van servicewerk (technieker-planning, werkbonnen, klantgoedkeuring). Als jouw bedrijf Manisma gebruikt om je eigen klanten en opdrachten te beheren, is jouw bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van je klanten, contactpersonen en techniekers. Jij bepaalt waarom en hoe die gegevens worden gebruikt. Manisma treedt op als verwerker (processor): wij verwerken die gegevens uitsluitend in jouw opdracht, volgens jouw instructies, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
Voor de gegevens die we rechtstreeks van jou verzamelen om de dienst te leveren en te factureren (bv. je accountgegevens, facturatiegegevens en het gebruik van de website), is Manisma zelf de verwerkingsverantwoordelijke. Deze verklaring beschrijft beide rollen.
2. Welke gegevens we verwerken
- Account & gebruikers: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol, taalvoorkeur, inloggegevens.
- Klant- & opdrachtgegevens: klantnamen, contactpersonen, opdrachtomschrijvingen, planning, foto's en handtekeningen bij afronding van werk, materialen, notities.
- Locatie / adres: service-adressen, technieker-thuis- en werkplaatsadressen, en de daaruit afgeleide coördinaten voor routes en ETA-berekening.
- Gebruiksdata: inlogtijden, apparaattype, en technische logs voor beveiliging en foutopsporing.
3. Doeleinden & rechtsgronden
- Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van de planningsdienst zelf: opdrachten inplannen, techniekers aansturen, werkbonnen opmaken, klanten laten goedkeuren.
- Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie, productverbetering en geanonimiseerde AI-planningsvoorstellen (zie hieronder).
- Toestemming: waar vereist, bv. voor marketingcommunicatie die je apart kan opzeggen.
4. Subverwerkers
Manisma schakelt een beperkt aantal gespecialiseerde partijen in om de dienst te leveren. Dit zijn de daadwerkelijke subverwerkers vandaag:
| Naam | Doel | Locatie / EU | Wat ze ontvangen |
|---|---|---|---|
| OpenRouter | AI-planningsvoorstellen (taalmodel) | VS, buiten de EU | Geen persoonsgegevens. Uitsluitend geanonimiseerde planning-snapshots: synthetische ID's, postcode/straatnaam en coördinaten. We sturen nooit namen of huisnummers. De koppeling naar echte klant- of techniekernamen blijft altijd binnen Manisma's eigen infrastructuur. |
| HERE Technologies (HERE Global B.V.) | Geocoding, routes & ETA-berekening | EU | Adressen en coördinaten van service-locaties. |
| Mollie | Betalingen & abonnementsbeheer | België / EU | Bedrijfsgegevens, BTW-nummer en betaalgegevens. |
| Railway | Applicatie- en databasehosting | EU | Alle gegevens die de applicatie opslaat, gehost bij Railway (EU-regio) met tenant-isolatie en least-privilege toegang. |
| Hostinger | Domeinregistratie & verzending van platform-e-mail (SMTP) | EU | E-mailadres, naam en berichtinhoud van platform-e-mails die Manisma zelf verstuurt (bv. accountregistratie, facturatie, systeemmeldingen). Ons domein is eveneens bij Hostinger geregistreerd. |
Je eigen e-mailverkeer met je klanten (bv. afspraakbevestigingen, herinneringen) verstuurt Manisma via de SMTP-server die je zelf instelt in e-mailinstellingen. Die e-mailprovider is jouw eigen keuze en jouw eigen verwerker, geen subverwerker van Manisma.
5. Bewaartermijnen
We bewaren klant- en opdrachtgegevens zolang je abonnement actief is. Na opzegging bewaren we je gegevens nog 90 dagen zodat je ze kan exporteren of je account kan heractiveren, waarna ze worden verwijderd, zie "Opzegging & offboarding" in de algemene voorwaarden. Na afloop van deze termijn is de verwijdering onomkeerbaar en omvat ze ook geüploade bestanden (foto's, documenten, logo).
6. Doorgifte buiten de EU
De meeste verwerkingen gebeuren binnen de EU. Eén subverwerker, OpenRouter, kan modellen aanbieden die buiten de EU (o.a. VS) draaien, zoals hierboven beschreven ontvangt OpenRouter echter geen persoonsgegevens, alleen geanonimiseerde planninggegevens. Voor zover er toch sprake zou zijn van een doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU, gebeurt dit op basis van de Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie.
7. Rechten van betrokkenen
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid (dataportabiliteit) en bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Ben je een eindklant van een bedrijf dat Manisma gebruikt, richt je verzoek dan in eerste instantie tot dat bedrijf (de verwerkingsverantwoordelijke). Wij ondersteunen het bedrijf daarbij als verwerker. Voor vragen over je eigen Manisma-account kan je ons rechtstreeks contacteren.
8. Beveiliging
- Tenant-isolatie: elk bedrijf zit in een eigen afgeschermde gegevensruimte.
- Least-privilege toegang: interne diensten en medewerkers krijgen enkel de rechten die ze nodig hebben.
- Gevoelige velden (zoals SMTP-wachtwoorden) zijn schrijf-only. Zelfs beheerders kunnen ze niet uitlezen.
- Regelmatige back-ups van de productiedatabase.
9. Cookies
Zie ons afzonderlijke cookiebeleid voor details over welke cookies en opslagtechnieken we (niet) gebruiken.
10. Contact & DPO
Vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Mail naar hello@manisma.com. Onze Data Protection Officer (DPO) is te bereiken op dpo@manisma.com (placeholder, nog te bevestigen).