Verwaltungshandbuch
Alle Bereiche in Verwaltung sind ausschließlich für die Rolle Admin.
Unternehmensdaten
Verwalten Sie Firmenname, USt-IdNr., E-Mail, Telefon, freie Firmenadresse und Logo. Diese Daten werden unter anderem auf Arbeitsaufträgen verwendet. Die strukturierte Werkstattadresse ist separat: Routenberechnungen verwenden diese als Start- oder Endpunkt, wenn ein Techniker Werkstatt wählt.
Die Nummernpräfixe bestimmen die lesbaren Nummern für neue Kunden und Aufträge. Ändern Sie ein Präfix nur bewusst; bestehende Nummern werden nicht umnumeriert.
Planungseinstellungen
Stellen Sie allgemeine Anfangs- und Endzeit, Standarddauer, Zeitpuffer, Fahrpuffer, Planungshorizont und Pflichtfähigkeitsabgleich ein. Die lokalen, regionalen und Autobahngeschwindigkeiten beeinflussen KI-Schätzungen. Die Live-Routenberechnung kann davon abweichen, da sie tatsächliche Routendaten verwendet.
KI-Planungsregeln enthalten nur allgemeine Präferenzen, beispielsweise „Arbeit nach Region gruppieren“. Fügen Sie keine personenbezogenen Daten hinzu.
Tragen Sie SMTP-Host, Port, Benutzername, Passwort, Absenderadresse und Absendername ein. Verwenden Sie in der Regel:
- Port 465 mit aktiviertem SSL/TLS;
- Port 587 mit ausgeschaltetem Secure-Schalter, sodass STARTTLS verwendet wird.
Speichern Sie zunächst und senden Sie danach eine Test-E-Mail an eine Adresse, die Sie kontrollieren. Das Passwort ist write-only und wird nicht zurückgezeigt. E-Mails für Genehmigung, Erinnerung und „unterwegs“ verwenden diese Mandanteneinstellungen und das Unternehmensbranding.
Benutzer und Rollen
Erstellen Sie für jeden Mitarbeiter ein eigenes Konto. Ein Passwort muss mindestens acht Zeichen enthalten. Verfügbare App-Rollen sind Admin, Planner, Office und Technician. Ein Mandanten-Admin kann niemanden zum eingebauten Directus-Administrator befördern und kann keine Benutzer einer anderen Organisation verwalten.
Für einen Techniker können Sie den Login auch von der Technikerseite aus verknüpfen, sperren, zurücksetzen oder entfernen. Entfernen Sie einen Login, bleibt der operative Technikerdatensatz erhalten, aber die Verknüpfung wird leer.
Kataloge
- Aufgabentypen: Standarddauer, Pufferzeit, Pflichtfotos, Pflichtunterschrift und Standardfähigkeiten.
- Materialien: SKU, Einheit, Kategorie, Lieferant, Einkaufs-/Verkaufspreis, Bestand und Mindestbestand. Bereits verwendetes Material wird beim Löschen deaktiviert, um die Historie zu bewahren.
- Fähigkeiten: zentrale Liste für Techniker, Aufträge und Aufgabentypen. Inaktive Fähigkeiten bleiben in historischen Daten erhalten.
Geräte
Unter Verwaltung → Geräte verwalten Sie Gerätemodelle mit Marke, Modellname, Typ und Standardgarantie in Monaten. Optional können Sie eine SKU aus Materialien verknüpfen, sodass Gerätekatalog und Produktliste eine Liste bleiben. Laden Sie pro Modell ein gemeinsames Handbuch hoch, das jede Rolle öffnen kann.
Diese Verwaltungsseite ist ausschließlich für Admins. Eine Installation ist das tatsächliche Gerät bei einem Kunden und vom Modell im Katalog getrennt: Sie hat eigene Seriennummer, Installationsdatum, Garantie, Adresse und Notizen.
Verfügbarkeit
Legen Sie pro Techniker Arbeitstage und Standardzeiten fest. Mit wiederkehrenden Verfügbarkeitsregeln können Sie pro Wochentag Arbeitsblöcke und Pausen festlegen, einschließlich geteilter Schichten. Eine Datumsausnahme kann jemanden als nicht verfügbar markieren oder abweichende Stunden geben. Der Planner verwendet diese Daten für Konflikte und KI-Vorschläge.
Import, Export und Geokodierung
CSV-Import/Export ist verfügbar für Kunden, Materialien, Fähigkeiten, Aufgabentypen, den Gerätekatalog und Installationen. Laden Sie zunächst die Vorlage herunter, prüfen Sie die Vorschau und kontrollieren Sie nach dem Import die Zusammenfassung. Kunden werden anhand der Kundennummer aktualisiert; Materialien anhand der SKU; Gerätemodelle anhand der Kombination aus Marke und Modellname; Installationen anhand der Seriennummer. Eine Installationszeile, deren Kunde nicht aufgelöst werden kann, wird als Fehler gemeldet und nicht importiert. Die Importhistorie zeigt Anzahlen erstellt, aktualisiert und fehlgeschlagen.
Verwenden Sie Adressen lokalisieren nach einem großen Import, um fehlende Koordinaten zu ergänzen. Die Aktion kann bei einem täglichen Kartenkontingent stoppen und später fortgesetzt werden. Volldatenexport ist für die Übergabe und Datenportabilität gedacht.
Abrechnung
Das Abrechnungsportal zeigt Plan, Preis pro aktivem Techniker, Abonnementstatus, Testphase, Zahlungsdaten und KI-Verbrauch. Je nach Status kann ein Admin die Zahlungsmethode erneuern, eine Zahlung fortsetzen, ein gekündigtes Abonnement reaktivieren oder sofort kündigen.
Eine Kündigung sperrt den Zugang sofort; dies ist derzeit keine „Am Ende des Zeitraums kündigen“-Funktion. Gekündigte oder ruhende Daten gelangen in eine Aufbewahrungsfrist. Erstellen Sie bei Bedarf rechtzeitig einen vollständigen Export.
API-Schlüssel und Webhooks
Verwenden Sie API-Schlüssel für die eingehende Synchronisierung zur öffentlichen REST-API. Verwenden Sie Webhooks für ausgehende Ereignisse an Ihr System. Dies sind unterschiedliche Geheimnisse. Siehe API-Dokumentation und Webhook-Dokumentation.