Manual de administración

Todas las secciones de Administración son exclusivamente para el rol Admin.

Datos de la empresa

Gestiona el nombre de la empresa, número de IVA, correo electrónico, teléfono, dirección libre de la empresa y logotipo. Estos datos se utilizan, entre otros, en las work orders. La Dirección del taller estructurada es independiente: los cálculos de ruta la utilizan como punto de inicio o fin cuando un técnico elige Taller.

Los prefijos de numeración determinan los números legibles para los nuevos clientes y órdenes de trabajo. Cambia un prefijo solo con conocimiento; los números existentes no se renumeran.

Ajustes de planificación

Define la hora de inicio y fin general, la duración predeterminada, el margen de tiempo, el búfer de viaje, el horizonte de planificación y la coincidencia obligatoria de habilidades. Las velocidades local, regional y de autopista influyen en las estimaciones de la IA. El recálculo de rutas en tiempo real puede diferir porque utiliza datos de ruta reales.

Las Reglas de planificación con IA contienen solo preferencias generales, por ejemplo “agrupar el trabajo por región”. No añadas datos personales.

Correo electrónico

Rellena el host SMTP, puerto, nombre de usuario, contraseña, dirección de remitente y nombre de remitente. Normalmente se utiliza:

• puerto 465 con SSL/TLS activado;
• puerto 587 con el interruptor de seguridad desactivado, de modo que se use STARTTLS.

Guarda primero y envía después un correo de prueba a una dirección que controles. La contraseña es de solo escritura y no se vuelve a mostrar. Los correos de aprobación, recordatorio y “en camino” utilizan esta configuración del tenant y la imagen de marca de la empresa.

Usuarios y roles

Crea una cuenta propia para cada empleado. Una contraseña debe tener al menos ocho caracteres. Los roles de aplicación disponibles son Admin, Planner, Office y Technician. Un Admin de tenant no puede promover a nadie al rol integrado de Directus Administrator y no puede gestionar usuarios de otra organización.

Para un técnico también puedes vincular, bloquear, restablecer o eliminar el inicio de sesión desde la página del técnico. Si eliminas un inicio de sesión, el registro operativo del técnico se mantiene, pero la vinculación queda vacía.

Catálogos

• Tipos de tarea: duración predeterminada, margen, fotos obligatorias, firma obligatoria y habilidades predeterminadas.
• Materiales: SKU, unidad, categoría, proveedor, precio de compra/venta, stock y stock mínimo. El material que ya se ha utilizado se desactiva al eliminarlo para conservar el historial.
• Habilidades: lista central para técnicos, órdenes de trabajo y tipos de tarea. Las habilidades inactivas permanecen en los datos históricos.

Equipos

En Administración → Equipos, gestiona modelos de equipos con marca, nombre del modelo, tipo y garantía predeterminada en meses. Opcionalmente, vincula un SKU de Materiales para que el catálogo de equipos y la lista de productos sigan siendo una sola lista. Sube un manual compartido por modelo, que cualquier rol puede abrir.

Esta página de administración es exclusiva para Admins. Una instalación es el equipo real de un cliente y es independiente del modelo del catálogo: tiene su propio número de serie, fecha de instalación, garantía, dirección y notas.

Disponibilidad

Define por técnico los días laborables y el horario estándar. Con reglas de disponibilidad recurrentes puedes fijar bloques de trabajo y pausas por día de la semana, incluidos turnos partidos. Una excepción por fecha puede dejar a alguien no disponible o asignarle horarios diferentes. El planificador utiliza estos datos para conflictos y Propuesta IA.

Importación, exportación y geocodificación

La importación/exportación CSV está disponible para clientes, materiales, habilidades, tipos de tarea, el catálogo de equipos y las instalaciones. Descarga primero la plantilla, revisa la vista previa y comprueba el resumen tras la importación. Los clientes se actualizan por número de cliente; los materiales, por SKU; los modelos de equipo, por la combinación de marca y nombre del modelo; y las instalaciones, por número de serie. Una fila de instalación cuyo cliente no se pueda resolver se informa como error y no se importa. El historial de importación muestra las cantidades creadas, actualizadas y fallidas.

Usa Localizar direcciones después de una importación grande para completar las coordenadas faltantes. La acción puede detenerse al alcanzar la cuota diaria del mapa y reanudarse más tarde. La Exportación completa de datos está pensada para traspasos y portabilidad de datos.

Facturación

El portal de facturación muestra el plan, el precio por técnico activo, el estado de la suscripción, el periodo de prueba, los datos de pago y el consumo de IA. Según el estado, un Admin puede renovar el método de pago, reanudar un pago, reactivar una suscripción cancelada o cancelar inmediatamente.

Una cancelación bloquea el acceso de inmediato; actualmente no es una función de “cancelar al final del periodo”. Los datos cancelados o suspendidos pasan a un periodo de conservación. Si es necesario, realiza a tiempo una exportación completa.

Claves API y webhooks

Utiliza Claves API para la sincronización entrante a la API REST pública. Utiliza Conexiones para los eventos salientes hacia tu sistema. Son secretos diferentes. Consulta la Documentación de la API y la Documentación de webhooks.