Manuel d’administration

Toutes les rubriques sous Administration sont réservées au rôle Admin.

Informations sur l’entreprise

Gérez le nom de la société, le numéro de TVA, l’e-mail, le téléphone, l’adresse libre de la société et le logo. Ces données sont notamment utilisées sur les bons de travail. L’Adresse de l’atelier structurée est distincte : les calculs d’itinéraire l’utilisent comme point de départ ou d’arrivée lorsqu’un technicien choisit Atelier.

Les préfixes de numérotation déterminent les numéros lisibles pour les nouveaux clients et ordres. Ne modifiez un préfixe qu’en toute connaissance de cause ; les numéros existants ne sont pas renumérotés.

Paramètres de planification

Définissez les heures globales de début et de fin, la durée par défaut, la marge horaire, le tampon de trajet, l’horizon de planification et l’obligation de correspondance des compétences. Les vitesses locale, régionale et autoroutière influencent les estimations de l’IA. Le recalcul d’itinéraire en direct peut s’en écarter car il utilise des données d’itinéraire réelles.

Les règles de planification IA ne contiennent que des préférences générales, par exemple « regrouper le travail par région ». N’ajoutez pas de données personnelles.

E-mail

Renseignez l’hôte SMTP, le port, le nom d’utilisateur, le mot de passe, l’adresse de l’expéditeur et le nom de l’expéditeur. Utilisez en général :

• le port 465 avec SSL/TLS activé ;
• le port 587 avec le commutateur sécurisé désactivé, afin que STARTTLS soit utilisé.

Enregistrez d’abord, puis envoyez un e-mail de test vers une adresse que vous contrôlez. Le mot de passe est en écriture seule et n’est jamais affiché. Les e-mails d’approbation, de rappel et « en route » utilisent ces paramètres de tenant et la marque de l’entreprise.

Utilisateurs & rôles

Créez un compte distinct pour chaque collaborateur. Un mot de passe doit comporter au moins huit caractères. Les rôles applicatifs disponibles sont Admin, Planner, Office et Technician. Un Admin de tenant ne peut promouvoir personne au rôle intégré Directus Administrator et ne peut pas gérer les utilisateurs d’une autre organisation.

Pour un technicien, vous pouvez aussi associer, bloquer, réinitialiser ou supprimer le login depuis la page du technicien. Si vous supprimez un login, l’enregistrement opérationnel du technicien est conservé mais le lien devient vide.

Catalogues

• Types de tâche : durée par défaut, marge, photos obligatoires, signature obligatoire et compétences par défaut.
• Matériaux : SKU, unité, catégorie, fournisseur, prix d’achat/de vente, stock et stock minimum. Un matériau déjà utilisé est désactivé lors de sa suppression afin de préserver l’historique.
• Compétences : liste centrale pour les techniciens, les ordres et les types de tâche. Les compétences inactives restent dans les données historiques.

Appareils

Sous Administration → Appareils, gérez les modèles d’appareils avec la marque, le nom du modèle, le type et la garantie par défaut en mois. Vous pouvez éventuellement associer un SKU de Matériaux, afin que le catalogue d’appareils et la liste de produits restent une seule liste. Téléversez un manuel partagé par modèle, que tous les rôles peuvent ouvrir.

Cette page d’administration est réservée aux Admins. Une installation est l’appareil réel chez un client et est distincte du modèle du catalogue : elle possède son propre numéro de série, sa date d’installation, sa garantie, son adresse et ses notes.

Disponibilité

Définissez par technicien les jours de travail et les horaires standard. Grâce aux règles de disponibilité récurrentes, vous pouvez fixer par jour de semaine des blocs de travail et des pauses, y compris des shifts fractionnés. Une exception par date peut rendre une personne indisponible ou lui attribuer des horaires différents. Le planner utilise ces données pour les conflits et les propositions IA.

Import, export et géocodage

L’import/export CSV est disponible pour les clients, les matériaux, les compétences, les types de tâche, le catalogue d’appareils et les installations. Téléchargez d’abord le modèle, examinez l’aperçu et vérifiez le récapitulatif après l’import. Les clients sont mis à jour par numéro de client ; les matériaux par SKU ; les modèles d’appareils par la combinaison de la marque et du nom du modèle ; les installations par numéro de série. Une ligne d’installation dont le client ne peut pas être résolu est signalée comme une erreur et n’est pas importée. L’historique d’import affiche les nombres créés, mis à jour et en échec.

Utilisez Localiser les adresses après un import important pour compléter les coordonnées manquantes. L’action peut s’arrêter à un quota cartographique quotidien et être reprise plus tard. L’export complet des données est destiné au transfert et à la portabilité des données.

Facturation

Le portail de facturation affiche le plan, le prix par technicien actif, l’état de l’abonnement, la période d’essai, les informations de paiement et la consommation d’IA. Selon le statut, un Admin peut renouveler le moyen de paiement, reprendre un paiement, réactiver un abonnement annulé ou annuler immédiatement.

Une annulation bloque l’accès immédiatement ; il ne s’agit pas actuellement d’une fonction « annuler à la fin de la période ». Les données annulées ou suspendues entrent dans une période de rétention. Si nécessaire, effectuez un export complet en temps voulu.

Clés API et webhooks

Utilisez Clés API pour la synchronisation entrante vers l’API REST publique. Utilisez Connecteurs pour les événements sortants vers votre système. Ce sont des secrets distincts. Voir Documentation API et Documentation webhooks.