Manual de gestão
Todos os componentes em Gestão são exclusivos da função Admin.
Dados da empresa
Gira o nome da empresa, número de IVA, e-mail, telefone, morada livre da empresa e logótipo. Estes dados são utilizados, entre outros, nas ordens de trabalho. A Morada da oficina estruturada é separada: os cálculos de rota utilizam-na como ponto de início ou fim quando um técnico escolhe Oficina.
Os prefixos numéricos determinam os números legíveis para novos clientes e ordens de serviço. Altere um prefixo apenas de forma consciente; os números existentes não são renumerados.
Definições de planeamento
Defina a hora de início e fim geral, a duração padrão, a margem de tempo, a margem de deslocação, o horizonte de planeamento e a correspondência obrigatória de competências. As velocidades local, regional e de autoestrada influenciam as estimativas da IA. O recálculo de rotas em tempo real pode divergir, uma vez que utiliza dados de rota reais.
As Regras de planeamento da IA contêm apenas preferências gerais, por exemplo “agrupar trabalho por região”. Não adicione dados pessoais.
Preencha o host SMTP, porta, nome de utilizador, palavra-passe, endereço do remetente e nome do remetente. Regra geral, utilize:
- porta 465 com SSL/TLS ativado;
- porta 587 com o interruptor seguro desativado, para que seja utilizado STARTTLS.
Guarde primeiro e envie depois um e-mail de teste para um endereço que controla. A palavra-passe é apenas de escrita e nunca é mostrada novamente. Os e-mails de aprovação, lembrete e “a caminho” utilizam estas definições do tenant e a imagem corporativa da empresa.
Utilizadores e funções
Crie uma conta própria para cada colaborador. Uma palavra-passe tem de ter no mínimo oito caracteres. As funções disponíveis na aplicação são Admin, Planner, Office e Technician. Um Admin de tenant não pode promover ninguém a Administrador do Directus incorporado e não pode gerir utilizadores de outra organização.
Para um técnico, também pode associar, bloquear, repor ou remover o login a partir da página do técnico. Se remover um login, o registo operacional do técnico é mantido, mas a associação fica vazia.
Catálogos
- Tipos de tarefa: duração padrão, margem, fotografias obrigatórias, assinatura obrigatória e competências padrão.
- Materiais: SKU, unidade, categoria, fornecedor, preço de compra/venda, stock e stock mínimo. Um material que já tenha sido utilizado é desativado ao ser removido, para preservar o histórico.
- Competências: lista central para técnicos, ordens de serviço e tipos de tarefa. As competências inativas permanecem nos dados históricos.
Equipamentos
Em Gestão → Equipamentos, gira os modelos de equipamento com marca, nome do modelo, tipo e garantia padrão em meses. Opcionalmente, associe um SKU de Materiais para que o catálogo de equipamentos e a lista de produtos permaneçam uma única lista. Carregue um manual partilhado por modelo, que todas as funções podem abrir.
Esta página de administração é exclusiva para Admins. Uma instalação é o equipamento real num cliente e é separada do modelo no catálogo: tem o seu próprio número de série, data de instalação, garantia, morada e notas.
Disponibilidade
Defina, por técnico, os dias de trabalho e o horário padrão. Com regras de disponibilidade recorrentes, pode definir, por dia da semana, blocos de trabalho e pausas, incluindo turnos divididos. Uma exceção de data pode tornar alguém indisponível ou atribuir horários diferentes. O planeador utiliza estes dados para conflitos e propostas da IA.
Importação, exportação e geocodificação
A importação/exportação CSV está disponível para clientes, materiais, competências, tipos de tarefa, o catálogo de equipamentos e instalações. Transfira primeiro o modelo, reveja a pré-visualização e, após a importação, verifique o resumo. Os clientes são atualizados pelo número de cliente; os materiais pelo SKU; os modelos de equipamento pela combinação de marca e nome do modelo; as instalações pelo número de série. Uma linha de instalação cujo cliente não possa ser identificado é comunicada como erro e não é importada. O histórico de importações mostra as quantidades criadas, atualizadas e falhadas.
Utilize Localizar moradas após uma importação em grande escala para preencher as coordenadas em falta. A ação pode parar quando atinge uma quota diária do mapa e pode ser retomada mais tarde. A Exportação completa de dados destina-se a transferência e portabilidade de dados.
Faturação
O portal de faturação mostra o plano, preço por técnico ativo, estado da assinatura, período de teste, dados de pagamento e consumo de IA. Consoante o estado, um Admin pode renovar o método de pagamento, retomar um pagamento, reativar uma assinatura cancelada ou cancelar imediatamente.
Um cancelamento bloqueia o acesso de imediato; esta funcionalidade não é, de momento, uma função “cancelar no fim do período”. Os dados cancelados ou suspensos entram num período de retenção. Se necessário, faça uma exportação completa atempadamente.
Chaves de API e webhooks
Utilize Chaves de API para a sincronização de entrada para a API REST pública. Utilize Integrações para os eventos de saída para o seu sistema. Trata-se de segredos diferentes. Consulte a Documentação da API e a Documentação de webhooks.