PrivacyverklaringPrivacy policy
Laatst bijgewerkt: juli 2026
Last updated: July 2026
1. Wie we zijn1. Who we are
Manisma is software voor de planning van servicewerk (technieker-planning, werkbonnen, klantgoedkeuring). Als jouw bedrijf Manisma gebruikt om je eigen klanten en opdrachten te beheren, is jouw bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van je klanten, contactpersonen en techniekers. Jij bepaalt waarom en hoe die gegevens worden gebruikt. Manisma treedt op als verwerker (processor): wij verwerken die gegevens uitsluitend in jouw opdracht, volgens jouw instructies, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.
Manisma is software for planning field service work (technician scheduling, work orders, client approval). When your company uses Manisma to manage your own clients and jobs, your company is the data controller for the personal data of your clients, contacts and technicians. You decide why and how that data is used. Manisma acts as a processor: we process that data only on your instructions, as set out in theData Processing Agreement.
Voor de gegevens die we rechtstreeks van jou verzamelen om de dienst te leveren en te factureren (bv. je accountgegevens, facturatiegegevens en het gebruik van de website), is Manisma zelf de verwerkingsverantwoordelijke. Deze verklaring beschrijft beide rollen.
For the data we collect directly from you to deliver and bill the service (e.g. your account details, billing information and website usage),Manisma itself is the data controller. This policy describes both roles.
2. Welke gegevens we verwerken2. What data we process
- Account & gebruikers: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol, taalvoorkeur, inloggegevens.Account & users: name, email address, phone number, role, language preference, login credentials.
- Klant- & opdrachtgegevens: klantnamen, contactpersonen, opdrachtomschrijvingen, planning, foto's en handtekeningen bij afronding van werk, materialen, notities.Client & job data: client names, contacts, job descriptions, schedules, photos and signatures on job completion, materials used, notes.
- Locatie / adres: service-adressen, technieker-thuis- en werkplaatsadressen, en de daaruit afgeleide coördinaten voor routes en ETA-berekening.Location / address: service addresses, technician home and depot addresses, and the coordinates derived from them for routes and ETA calculation.
- Gebruiksdata: inlogtijden, apparaattype, en technische logs voor beveiliging en foutopsporing.Usage data: login times, device type, and technical logs for security and troubleshooting.
3. Doeleinden & rechtsgronden3. Purposes & legal bases
- Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van de planningsdienst zelf: opdrachten inplannen, techniekers aansturen, werkbonnen opmaken, klanten laten goedkeuren.Performance of the contract: delivering the planning service itself: scheduling jobs, directing technicians, generating work orders, letting clients approve slots.
- Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie, productverbetering en geanonimiseerde AI-planningsvoorstellen (zie hieronder).Legitimate interest: security, abuse prevention, product improvement and anonymized AI planning proposals (see below).
- Toestemming: waar vereist, bv. voor marketingcommunicatie die je apart kan opzeggen.Consent: where required, e.g. for marketing communication you can opt out of separately.
4. Subverwerkers4. Subprocessors
Manisma schakelt een beperkt aantal gespecialiseerde partijen in om de dienst te leveren. Dit zijn de daadwerkelijke subverwerkers vandaag:
Manisma engages a small number of specialized parties to deliver the service. These are the actual subprocessors today:
| NaamName | DoelPurpose | Locatie / EULocation / EU | Wat ze ontvangenWhat they receive |
|---|---|---|---|
| OpenRouter | AI-planningsvoorstellen (taalmodel)AI planning proposals (LLM) | VS, buiten de EUUS, outside the EU | Geen persoonsgegevens. Uitsluitend geanonimiseerde planning-snapshots: synthetische ID's, postcode/straatnaam en coördinaten. We sturen nooit namen of huisnummers. De koppeling naar echte klant- of techniekernamen blijft altijd binnen Manisma's eigen infrastructuur.No personal data. Only anonymized planning snapshots: synthetic IDs, postal code/street and coordinates. We never send names or house numbers. The mapping back to real client or technician names always stays inside Manisma's own infrastructure. |
| openrouteservice (ORS) | Geocoding, routes & ETA-berekeningGeocoding, routing & ETA calculation | EU | Adressen en coördinaten van service-locaties.Addresses and coordinates of service locations. |
| Mollie | Betalingen & abonnementsbeheerPayments & subscription management | België / EUBelgium / EU | Bedrijfsgegevens, BTW-nummer en betaalgegevens. (Nog niet actief in productie; dit is de geplande verwerker voor betalingen.)Company details, VAT number and payment details. (Not yet live in production; this is the planned payment processor.) |
| Hostinger | Verzending van transactionele e-mail (SMTP)Transactional email delivery (SMTP) | EU | E-mailadres, naam en berichtinhoud van verstuurde e-mails (bv. afspraakbevestigingen, herinneringen).Email address, name and content of sent emails (e.g. appointment confirmations, reminders). |
| Cloudflare | CDN / DNS / proxy vóór de applicatieCDN / DNS / proxy in front of the application | Wereldwijd netwerk (o.a. EU-datacenters)Global network (incl. EU data centers) | Verkeersmetadata: IP-adres en request-gegevens.Traffic metadata: IP address and request data. |
| Onze hostingproviderOur hosting provider | Applicatie- en databasehostingApplication and database hosting | EU | Alle gegevens die de applicatie opslaat, op een eigen (self-hosted) server met tenant-isolatie en least-privilege toegang.All data the application stores, on a self-hosted server with tenant isolation and least-privilege access. |
5. Bewaartermijnen5. Retention periods
We bewaren klant- en opdrachtgegevens zolang je abonnement actief is. Na opzegging bewaren we je gegevens nog 90 dagen zodat je ze kan exporteren of je account kan heractiveren, waarna ze worden verwijderd, zie "Opzegging & offboarding" in de algemene voorwaarden. Na afloop van deze termijn is de verwijderingonomkeerbaar en omvat ze ook geüploade bestanden (foto's, documenten, logo).
We retain client and job data for as long as your subscription is active. After cancellation we keep your data for a further 90 days so you can export it or reactivate your account, after which it is deleted, see "Cancellation & offboarding" in the terms of service. Once that window passes, deletion is permanentand also covers uploaded files (photos, documents, logo).
6. Doorgifte buiten de EU6. Transfers outside the EU
De meeste verwerkingen gebeuren binnen de EU. Eén subverwerker, OpenRouter, kan modellen aanbieden die buiten de EU (o.a. VS) draaien, zoals hierboven beschreven ontvangt OpenRouter echter geen persoonsgegevens, alleen geanonimiseerde planninggegevens. Voor zover er toch sprake zou zijn van een doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU, gebeurt dit op basis van de Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie.
Most processing happens within the EU. One subprocessor, OpenRouter, may serve models running outside the EU (including the US), as described above, OpenRouter does not receive personal data, only anonymized planning data. To the extent any transfer of personal data outside the EU does occur, it relies on the European Commission's Standard Contractual Clauses (SCCs).
7. Rechten van betrokkenen7. Rights of data subjects
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid (dataportabiliteit) en bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Ben je een eindklant van een bedrijf dat Manisma gebruikt, richt je verzoek dan in eerste instantie tot dat bedrijf (de verwerkingsverantwoordelijke). Wij ondersteunen het bedrijf daarbij als verwerker. Voor vragen over je eigen Manisma-account kan je ons rechtstreeks contacteren.
You have the right to access, rectify, delete, transfer (data portability) and object to the processing of your personal data. If you are an end-customer of a company using Manisma, please direct your request to that company (the data controller) first. We support the company as its processor. For questions about your own Manisma account you can contact us directly.
8. Beveiliging8. Security
- Tenant-isolatie: elk bedrijf zit in een eigen afgeschermde gegevensruimte.Tenant isolation: each company sits in its own segregated data space.
- Least-privilege toegang: interne diensten en medewerkers krijgen enkel de rechten die ze nodig hebben.Least-privilege access: internal services and staff only get the permissions they need.
- Gevoelige velden (zoals SMTP-wachtwoorden) zijn schrijf-only. Zelfs beheerders kunnen ze niet uitlezen.Sensitive fields (such as SMTP passwords) are write-only. Even admins cannot read them back.
- Regelmatige back-ups van de productiedatabase.Regular backups of the production database.
9. Cookies9. Cookies
Zie ons afzonderlijke cookiebeleid voor details over welke cookies en opslagtechnieken we (niet) gebruiken.
See our separate cookie policy for details on which cookies and storage techniques we do (and don't) use.
10. Contact & DPO10. Contact & DPO
Vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Mail naarhello@manisma.com. Onze Data Protection Officer (DPO) is te bereiken opdpo@manisma.com (placeholder, nog te bevestigen).
Questions about this privacy policy or your data? Emailhello@manisma.com. Our Data Protection Officer (DPO) can be reached atdpo@manisma.com (placeholder, to be confirmed).